Этапы процедуры

Все организации при трудоустройстве новых лиц обязаны провести аттестацию рабочих мест. Аттестация предполагает проверку условий труда на рабочих местах и главная цель такой проверки заключается в выявлении вредных и опасных факторов, а также устранение их в скором времени.

Так как же правильно оформить нового сотрудника, в какой последовательности это нужно делать?

Получение необходимых документов

Внимание! Важным моментом при трудоустройстве является получение и анализ документации, которые предоставляет кандидат специалисту кадрового отдела.

Согласно статье 65 ТК РФ, из обязательных документов при трудоустройстве требуют:

  • Паспорт гражданина РФ.
  • СНИЛС.
  • Трудовой договор, который подписывается позже.

Что ещё нужно? Необязательными при приеме на работу считаются следующие документы:

  • Трудовая книга.
  • Медицинская книга.
  • Справка о наличии или отсутствии судимости.
  • Документы, подтверждающие образование кандидата (дипломы, аттестаты, удостоверения).
  • Документы воинского учёта.
  • Характеристика с предыдущего места работы.
  • Справки о доходах с предыдущих мест работы.
  • Справка о составе семьи.
  • Другие документы, которые имеют отношение к работе (водительское удостоверение, разрешение на хранение оружия и т. д.)
  • ИНН.
  • Медицинская справка первичного осмотра.

Хоть эти документы согласно законодательству являются не обязательными для предъявления, работодатель при необходимости имеет полное право их запросить у любого кандидата.

Кто направляется на медосмотр?

Справка. В регламент принятия сотрудника может входить также прохождение медосмотра.

Это прописано в статье 69 ТК РФ. Под медосмотром понимается обследование состояния здоровья человека сотрудниками медицинского учреждения. Полученные медработником данные анализируются, и после этого на руки человек получает заключение.

Пройти медосмотр в обязательном порядке должны следующие граждане:

  • Несовершеннолетние граждане (о приеме на работу несовершеннолетних граждан мы писали ).
  • Лица, работающие в сфере питания, торговли, а также те, которые указаны в статье 213 ТК РФ.
  • Граждане, которые работают вахтой (статья 298 ТК РФ).
  • Лица, занимающие должности на опасных производствах (статья 213 ТК РФ).

А что ещё по действующему российскому законодательству входит в обязательный алгоритм процедур при официальном приеме на работу в компанию нового сотрудника?

Составление заявления

Заявление не является обязательным документом. Однако для занесения информации в личное дело работника, специалисты кадровой службы просят заполнить заявление с просьбой принять на работу. Заявление содержит следующие реквизиты:

  1. ФИО и адрес работника.
  2. ФИО руководителя.
  3. Название документа.
  4. Просьбу о принятии в компанию на определённую должность.
  5. Дату и подпись потенциального сотрудника.

Каков следующий этап в технологии принятия работника?

Ознакомление сотрудника с внутренней документацией компании

Важно! Процедура ознакомления новых работников с внутренними документами предприятия нигде не регламентирована.

Работодатели по собственному желанию знакомят будущих трудящихся с необходимыми внутренними документами.

После ознакомления со всеми нормативными внутренними актами сотрудник проставляет подпись и дату. Лист ознакомления прикладывается к трудовому договору. Происходит знакомство сотрудника со следующими документами:

  • Регламенты по охране и безопасности труда.
  • Утвержденная должностная инструкция.
  • Внутренняя политика предприятия.
  • Регламент по информационной безопасности.
  • Положение о премировании сотрудников предприятия.
  • Материальная ответственность.
  • Регламент по документообороту.
  • Регламент по обработке и хранению персональных данных штатных работников.
  • Другие нормативные акты, предусмотренные в конкретной организации.

Подписание трудового договора

Внимание! Трудовой договор составляется в двойном экземпляре и является обязательным документом, который подтверждает деловые отношения нанимателя и работника.

Документ содержит права и обязанности сторон и имеет юридическую силу.

В соглашении обязательно должно быть указано, сколько месяцев будет длиться испытательный срок. Кроме этой информации, трудовой договор должен включать следующее:

  1. Сумму оплаты труда.
  2. Срок действия договора.
  3. Название должности, отдела.
  4. Данные нанимателя и работника.
  5. График работы.

Заключение договора материальной ответственности

В отдельных ситуациях при определённой должности требуется составление и подписание соглашения о материальной ответственности. Перечень Минтруда чётко регламентирует все должности, которые подразумевают материальную ответственность.

Часто специалисты кадрового отдела по неизвестным причинам выдают на подпись соглашения о материальной ответственности всем вновь принятым сотрудникам, не делая исключений, и не принимая во внимание предписание закона. В данном случае все подписанные документы будут считаться ничтожными.

Издание приказа

Важно! Создание приказа — это непременный атрибут системы принятия сотрудника на работу.

Документ должен быть сформирован в обязательном порядке. Документ имеет две формы Т-1 и Т-1а. Приказ состоит из следующих реквизитов:

  1. Наименования документа, номера и даты.
  2. Фамилии, имени и отчества принятого сотрудника.
  3. Его должности и отдела.
  4. Величины оклада, основания и даты трудоустройства.
  5. Полного названия организации и продолжительности установленного испытательного срока.
  6. Собственноручные подписи директора и сотрудника.

Запись в трудовой книжке

Сведения о поступлении человека на определённую должность должны быть зафиксированы в трудовой книге не позднее пяти рабочих дней, начиная со дня фактического трудоустройства.

Запись в книжке включает в себя следующую информацию:

  • Дата приёма, подразделение, должность.
  • Основание для трудоустройства.
  • Печать компании.

Фото примера записи в трудовой книжке о приеме на работу:

Внесение данных в особую книгу учета

Внимание! После передачи трудовой книги работником нанимателю, второй обязан сделать соответствующую запись в специальной книге учёта.

Данные, которые должны отражаться в книге учета, следующие:

  1. Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки.
  2. Должность.
  3. Подразделение или название отдела.
  4. Серия, номер трудовой книги.
  5. Серия и номер вкладыша.
  6. Подпись ответственного лица, принявшего книжку.

Фото примера учетной книги:

Личная карточка

Личная карта работника имеет установленную форму бланка – Т2, которая отражает все персональные данные работника. В личное дело заносятся следующие сведения:

  • ФИО, дата и место рождения работника.
  • Данные документа, удостоверяющего личность.
  • ИНН и данные СНИЛС.
  • Информация об образовании.
  • Должность.
  • Воинская обязанность.

Информация в личном деле должна по необходимости обновляться при появлении новых данных. Все переводы, награды, поощрения, отпуска и изменения персональных данных должны быть отражены в карточке сотрудника.

  • Уведомление военного комиссариата

    Справка. Постановление Правительства №719 чётко разъясняет, что наниматель обязан информировать военный комиссариат о всех работниках, которые подлежат воинскому учёту.

    Уведомление в военкомат содержит следующую информацию:

    1. Должность и ФИО трудящегося.
    2. Дату рождения.
    3. Адрес по прописке.
    4. Воинское звание.
    5. Дата трудоустройства.
    6. Адрес регистрации организации, и её полное название.
    7. Печать и визы уполномоченных лиц.

    Данные должны быть переданы не позднее 10 рабочих дней.

    • Дата начала деловых отношений

      Отношения начинаются с момента подписания соответствующего договора, однако датой приёма считается тот день, который указан в договоре, как дата начала выполнения трудовых обязанностей.

      Если этой информации нет в договоре, то датой приёма является следующий день после подписания трудового договора. Например, если договор подписали 10 ноября, то человек должен приступать к работе с 11 ноября.

      Теперь вам известна пошаговая инструкция по принятию новых работников.

      Инструктаж

      Важно! Работодатель обязан ознакомить работника под роспись с условиями работы на своём рабочем месте.

      Цель такого инструктажа – обучение персонала правильному и безопасному поведению в аварийной ситуации.

      Инструктаж осуществляется на основании таких документов, как:

      • приказ МЧС №645 от 12.12.2007 года (пожарный инструктаж);
      • постановления Минобразования №29;
      • ПП Минтруда №1;
      • Госстандарт СССР (охрана труда).

      Теперь вам известно об общих правилах принятия новых работников, а также о документах, нужных для оформления сотрудников на рабочее место. Подводя итоги, можно отметить, что процесс трудоустройства достаточно трудоёмкий.

      И кадровикам, и работодателям, и людям, устраивающимся на работу, будет полезно прочитать следующие наши статьи:

      • Особенности устройства на работу иностранных граждан и составление уведомления об их принятии на должность.
      • Оформление временного сотрудника.
      • Особенности трудоустройства беременных женщин.
      • Грамотный прием работника на полставки.
      • Прием на работу в порядке перевода.
      • Нюансы приема на работу по совместительству.

      >Полезное видео

      Посмотрите видео о порядке приема на работу нового сотрудника:

      Этап второй — медицинский осмотр

      Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

      Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

      Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

      • наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
      • коды деятельности по ОКВЭД;
      • наименование медучреждения, в которое направляется работник;
      • ФИО работника и наименование должности;
      • указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
      • перечень вредных факторов.

      По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

      Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

      Этап четвертый — заключение трудового договора

      Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

      • размер оплаты труда;
      • должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
      • кому непосредственно подчиняется работник;
      • испытательный срок, если он есть;
      • должностные обязанности;
      • прочие условия работы.

      Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.

      Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них. Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели. После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

      А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18. Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

      Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

      Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

      Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

      “Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

      Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

      Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

      Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

      Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

      Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

      Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

      1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
      2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
      3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

      В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

      После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

      Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

      Общий порядок

      Общие правила оформления трудоустройства установлены статьей 68 Трудового кодекса РФ:

      • первоначально с работником заключается трудовой договор;
      • затем на основании и в соответствии с его условиями работодатель издает приказ (распоряжение) о приеме на работу;
      • этот приказ должен быть объявлен принятому работнику под роспись с соблюдением 3-дневного срока;
      • еще до момента подписания трудового договора будущего работника необходимо ознакомить под роспись с принятыми в организации коллективным договором и локальными нормативными актами, регулирующими его трудовую деятельность (действующими в организации Правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и премировании, графиками сменности и т.п.).

      Другими нормами трудового законодательства регулируются иные обязательные шаги трудоустройства:

      • предъявление будущим работником установленных документов и принятие их работодателем;
      • медицинский осмотр в предусмотренных законом случаях;
      • заключение с работником договора о полной материальной ответственности, если это предписано законом;
      • занесение в трудовую книжку работника записи о его приеме на работу;
      • заполнение личной карточки работника и пр.

      Эти правила обязательны для организаций всех видов организационно-правовых форм и собственности. Их нарушение работодателем влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

      В чем особенность для микропредприятий

      Согласно свежей статье 309.2 ТК РФ работодателю-микропредприятию предоставлено право не принимать у себя локальных нормативных актов, регулирующих в нем трудовые отношения. Причем отказаться можно как полностью, так и частично.

      Вместо перечисленных локальных актов такой работодатель может включить их нормы непосредственно в текст трудовых договоров с работниками.

      Эти документы заключаются на основе типовой формы трудового договора, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 N 858.

      Следовательно, если работодатель, являющийся микропредприятием, принял решение регулировать трудовые отношения с работниками минуя локальные нормативные акты, то согласно требованиям ст. 68 ТК РФ для них исключается обязательность ознакомления с ними работников на этапе заключения трудового договора.

      Во всем остальном (издание и подписание приказа о приеме на работу, ознакомление с ним работника, занесение сведений в его трудовую книжку и другие обязательные действия) ответ на вопрос, как оформить человека на работу в ООО, звучит так: «По общим правилам».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *