Содержание

Кто допускается к работе с кассовым аппаратом

Существуют определенные критерии, которым должен соответствовать сотрудник, работающий с онлайн-кассой. К работе на онлайн-ККТ допускаются сотрудники, которые:

  1. Ознакомились и подробно изучили типовые правила эксплуатации кассового оборудования.

Несмотря на то, что правила не являются обязательными с точки зрения законодательства, кассир сможет руководствоваться этими документами в случае возникновения ситуаций, не предусмотренных новым законодательством.

Так же изучение типовых правил работы с ККТ будет полезно сотрудникам, не имеющим опыта работы с кассовым оборудованием;

  1. Подписали подготовленный работодателем договор полной материальной ответственности

Договор полной материальной ответственности должен подписаться до момента вступления в должность. В противном случае у сотрудника будут все основания для того, чтобы его не подписывать.

Как вариант работодатель может указать пункт о необходимости подписания договора полной материальной ответственности в трудовом договоре.

При отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель в некоторых случаях может привлечь работника к полной материальной ответственности. Например, в случае, если работник нанёс ущерб компании, находясь в алкогольном или наркотическом опьянении. Подробную информацию об этом можно найти в ст. 243 ТК РФ;

  1. Подробно изучили инструкции ко всему кассовому оборудованию.

Так как онлайн-кассы — это совершенно новое техническое решение для бизнеса, каждому сотруднику, приступающему к работе с новой ККТ необходимо понимать, как пользоваться онлайн-кассой. Помимо рисков связанных с поломкой дорогостоящей кассы из-за некомпетентности сотрудника, кассир попросту может некорректно оформлять операции, что повлечет за собой вопросы налоговой службы.

Кроме предоставления работникам информации о том, как пользоваться онлайн-кассой работодателю стоит подумать о разработке внутренних правил эксплуатации кассового оборудования. Такие правила могут содержать пункты:

  1. Запрет на нарушение целостности корпуса ККТ;
  2. Запрет на допуск третьих (не установленных) лиц к ремонту кассового оборудования;
  3. Запрет на самостоятельную чистку ККТ, в том числе химическими препаратами;
  4. Запрет на любое вмешательство в работу ККТ и т.д.

Факт ознакомления с данными правилами для удобства работодателя должен быть подтвержден подписью сотрудника.

Профессиональная автоматизация товароучета в рознице. Наведите порядок в вашем магазине

Возьмите под контроль продажи и отслеживайте показатели по кассирам, точкам и организациям в реальном времени из любого удобного места, где есть интернет. Формируйте потребности точек и закуп товаров в 3 клика, печатайте этикетки и ценники со штрих кодом упрощая жизнь себе и своим сотрудникам. Формируйте базу клиентов с помощью готовой системы лояльности, используйте гибкую систему скидок для привлечения клиентов в не пиковые часы. Работайте как большой магазин, но без затрат на специалистов и серверное оборудование уже сегодня, начиная зарабатывать больше уже завтра.

Попробовать профессиональный товароучет бесплатно >>

Как выдавать чек покупателю

Для того, чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:

  1. Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек;
  2. Покупатель передает кассовому работнику оплату;
  3. После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек.

Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.

Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных и для их сохранности разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.

Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.

К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:

  1. Продажа

Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента;

  1. Возврат

Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара;

  1. Проведение корректировок

Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости нли без применения онлайн-ККТ (например, в организации произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции;

  1. Внесение аванса

Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа;

  1. Внесение предоплаты

Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата);

  1. Отпуск товара в кредит/рассрочка

Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.

Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру которая позволяет легко и быстро регистрировать продажи, печатать фискальные чеки и отправлять их электронные версии покупателям. Получите возможность проводить все необходимые кассовые операции, принимать наличные, банковские карты и оплату на расчетный счет.

Признак расчета

Что такое признак расчета? По своей сути это реквизит кассового чека, указывающий нам на причину поступления (или выдачи) денежных средств в кассу (из кассы) организации.

Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:

  1. «Приход» — данный признак расчета будет содержать чек продажи. Например, если покупатель приобретает в магазине бытовую технику;
  2. «Возврат прихода» — подобный реквизит будет указан в чеке возврата. Например, в случае, если бытовая техника оказалась ненадлежащего качества, и покупатель принял решение вернуть товар;
  3. «Расход» — признак расчета с данным названием будет указан в чеке, при получении товара на платной основе. Например, пункт принятия металлолома — выдача денег при принятии металла;
  4. «Возврат расхода» — данный признак будет присутствовать в чеке в том случае, если операция подразумевает возврат товара клиенту. Например, тот же самый пункт приятия металлолома: клиент возвращает деньги, чтобы забрать товар.

С 01.01.2019 вступают в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появится такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.

Признак способа расчетов

Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата, например, была ли она полной или же покупатель приобрел товар в кредит.

Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:

  1. Код ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1 в цифровом варианте) — указывает на получение продавцом предоплаты за товар в размере 100%;
  2. Код ПРЕДОПЛАТА (или 2) — в данном случае покупатель внес предоплату за товар частично;
  3. Код АВАНС (или 3) — указывает на получение аванса за товар, который не был определен. Например, в случае, если покупатель приобретает подарочный сертификат, продавец не может заранее выяснить, какой именно товар будет приобретен, в этом случае признак способа расчетов и указывается как «аванс»;
  4. Код ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) — данный признак будет указан в чеке при продаже в привычном понимании, т.е. в случае, когда покупатель полностью вносит оплату и сразу же получает весь свой товар;
  5. Код ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) — к этому виду признака способа расчетов можно отнести ситуацию, когда покупатель приобретает товар в кредит, выплачивая при этом первоначальный взнос. То есть частично товар будет оплачен, а оставшаяся сумма будет оформлена как кредит;
  6. ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 6) — здесь способом расчета будет покупка товара в кредит полностью без первоначального взноса. Товар в данном случае передается покупателю сразу;
  7. ОПЛАТА КРЕДИТА (или 7) — данный признак будет указан в чеке при внесении покупателем оплаты в счет погашения кредита. Причем значения не имеет вносится ли очередной платеж или же оплата полностью.

Применение чека коррекции

Как было сказано выше, чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы. По сути, ситуаций, при которых возможны подобные расчеты существует три:

  1. Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой;
  2. Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии;
  3. Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира.

В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:

1. Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены;

2. Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:

— «приход» при обнаружении излишков;

— «расход» при обнаружении недостачи.

К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.

Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Таким образом, можно исправить ситуацию, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.

Закрытие смены и инкассация

Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.

Другими словами, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа. Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено. В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.

Что касается инкассации, выручка должна сдаваться в основную кассу после закрытия кассовой смены. Приема наличных денежных средств в основную кассу сотрудник оформляет ПКО. По прибытии инкассаторов им передается сумка с деньгами, препроводительная ведомость к сумке и формируется РКО с операцией инкассация

Пример работы с онлайн-кассой

Рассмотрим, как работать с онлайн-кассой на примере одного рабочего дня:

Сотрудник уже ознакомился (под подпись) со всеми внутренними документами регламентирующими эксплуатацию кассовой техники и подробно изучил инструкцию;

  1. Первым пунктом при открытии рабочего дня будет подготовка рабочего места, для чего ему необходимо получить ключи от кассы, «размен», расходники, например, рулон чековой ленты;
  2. Формирование отчета о начале новой смены. В документе, который по умолчанию передается в ОФД (как и любой документ, формируемый на онлайн-кассе) будет содержаться информация о кассовом аппарате и сотруднике открывшем смену.

На некоторых ККТ можно открыть смену просто отсканировав штрих-код товара. Такой способ открытия имеет один существенный недостаток — работник может по ошибке открыть смену под учетной записью другого пользователя (если при закрытии выход из учетной записи осуществлен не был);

  1. Далее, кассир совершает операции, к которым относятся продажа, возврат, снятие отчетов;
  2. Если речь идет о круглосуточном магазине, по истечении астрономических суток с момента открытия смены, она должна быть закрыта и сразу же открывается новая. Если кассир проигнорирует необходимость закрытия по истечении 24 часов, ККТ перестанет формировать кассовые чеки;
  3. После закрытия смены кассовый работник формирует ПКО и оформляет передачу денежных средств в основную кассу предприятия (сейф). Далее ключи от кассы сдаются ответственному лицу.

К концу смены работник кассы должен перепроверить наличие всех необходимых документов по кассовой смене, например, заявлений на возврат, пояснительных записок к чекам коррекции в случае их наличия и т.д.

Комплексная автоматизация торговли при минимуме затрат

Берем обычный компьютер, подключаем любой фискальный регистратор и устанавливаем приложение Бизнес Ру Касса. В итоге получаем экономичный аналог POS-терминала как в большом магазине со всеми его функциями. Заводим товары с ценами в облачный сервис Бизнес.Ру и начинаем работать. На все про все — максимум 1 час и 15-20 тыс. руб. за фискальный регистратор.

Попробовать бесплатно комплексную автоматизацию >>

Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста по своей сути является регистрационным журналом, в который вносится информация о состоянии счетчиков ККТ и сумме выручки с указанием способа оплаты. Ранее, до ввода в работу кассовой техники нового поколения журнал кассира-операциониста являлся обязательным к заполнению.

С введением касс нового поколения у предпринимателей появилась возможность избавить своих сотрудников от заполнения журнала. Однако единого мнения о необходимости на сегодняшний день нет.

Согласно письма Минфина от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 журнал не является обязательным к заполнению, так как данные, вносимые в него, присутствуют в отчетах, передаваемых ОФД.

Однако, согласно п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н представители налоговой службы обязаны заверять журналы кассира-операциониста при возникновении подобной необходимости.

Кроме того, наличие подобного вида учета денежных средств рекомендовано п. 6 Методических рекомендаций от 18.08.1993 года.

Исходя из информации, указанной выше применение журнала кассира-операциониста (при условии работы с онлайн-ККТ) не установлено законодательно. Однако, также не запрещает ведение журнала предпринимателями в целях контроля выручки.

Действия кассира при возникновении проблем в работе онлайн-кассы

В течение рабочей смены могут возникать различные ситуации, в том числе и препятствующие работе кассовой техники. Если онлайн-касса по какой-то причине дает сбой, как в этом случае работать кассиру?

1. Отсутствует сеть интернет

По сути, как таковых проблем отсутствие интернета не принесет. Операции, несмотря на отключение интернета, будут записываться на фискальный накопитель. ОФД получит информацию после восстановления работоспособности сети.
Проблема с доступом к сети интернет должна быть решена не позднее чем через 30 суток, в противном случае онлайн-ККТ автоматически заблокируется;

2. Произошло отключение электроэнергии

Ситуация предполагает невозможность проведения операций по онлайн-кассе, соответственно в случае обесточивания магазина продажи следует прекратить. Проводить продажи можно только в крайнем случае.

Как же в этом случае работать с онлайн-кассой, если от продажи товара, например, зависит самочувствие человека? Предположим, прохожему стало плохо, и срочно нужна вода. В этом случае не стоит, ссылаясь на 54-ФЗ, закрывать двери магазина перед бледным покупателем, лучше все же совершить продажу, а после восстановления работы электросети оформить чек коррекции.

3. Обрыв чековой ленты

Для устранения данной проблемы кассовому работнику необходимо заменить ленту самостоятельно, если это входит в его зону ответственности.

4. Отсутствие связи между компьютером и онлайн-кассой

В случае возникновения подобной проблемы необходимо разобраться в её причине. «Разобраться» в данном контексте значит визуально оценить обстановку и попробовать найти причину поломки.

Например, причиной может служить отошедший кабель, в этом случае кассир в силах исправить ситуацию самостоятельно. Если же на первый взгляд проблема не видна, кассовому работнику не стоит, засучив рукава, пускаться в лианы проводов, лучше все же вызвать специалиста, ответственного за техническую исправность оборудования.

Памятка для кассира

Для того, чтобы понять как работать с онлайн-кассой и допускать в эксплуатации кассового оборудования минимум ошибок, кассир может воспользоваться следующей памяткой:

  1. Ознакомиться с правила пользования онлайн-кассовой;
  2. Перед тем, как приступить к работе, ознакомиться с договором полной материальной ответственности и обозначить свое согласие с правилами, поставив под ними подпись;
  3. Если наличие покупателей под вопросом, смену можно открыть непосредственно перед продажей, открытие кассовой смены совместно с открытием магазина не обязательно;
  4. Не путайте возврат с чеком коррекции. Возврат производится в случае, если покупатель изъявил желание вернуть приобретенный ранее товар. Чек коррекции нужен в случае, если продажа была проведена с некорректной суммой или без использования кассовой техники;
  5. Не оставляйте кассовую зону без присмотра;
  6. Запрещается допускать к кассе третьих лиц;
  7. Не допускайте промежутка более двадцати четырех часов между отчетами об открытии и закрытии смены во избежание блокировки ККТ;
  8. Отключили электроэнергию – приостановите проведение продаж;
  9. Если продажа все же была проведена без онлайн-ККТ, нужен чек коррекции;
  10. Работа ККТ не допускается при отсутствии чековой ленты;
  11. Даже в конце смены нельзя оставлять без присмотра включенную ККТ;
  12. Закрытие кассовой смены и сдача наличных денег полностью находится в зоне ответственности кассового работника;
  13. В случае пересменки в рамках одной кассовой смены обязателен пересчет денежных средств со сверкой итогов. В момент пересчета обязательно присутствие как сдающей, так и принимающей стороны. В случае расхождений обязательно составление акта и взятие объяснительной у сдающей смены.

В нашу эпоху тотальной информатизации общества, государство делает все, чтобы контроль над денежными потоками был максимальным. Это характерно для всех стран мира, и Россия не исключение.

Однако не стоит рассматривать сей агрегат исключительно как дорогостоящую обузу – работа на кассовом аппарате и ККТ, имеют ряд преимуществ для бизнеса. Если, конечно, пользоваться им правильно.

Для этого мы и посвятим один из разделов статьи инструкции.

Законодатели в 2016 году ввели новые нормы и понятия в сфере ККТ в российский обиход. Вторая часть статьи – краткий обзор этих законодательных инициатив.

Делается реформа, как всегда, под предлогом дерегуляции, но несет для бизнеса дополнительные расходы. Среди них, например, обязательное использование фискального накопителя и электронного чека.

Что это такое и как работать с кассовым аппаратом по новой системе? Все это требует разъяснений.

История вопроса и инструкция по работе на кассовом аппарате

В наше время вопрос «как работать на кассовом аппарате или ККТ» вызывает у предпринимателей массу негодования и жалоб на лишние расходы. Но они устанавливаются по всему миру, и там такого сопротивления нет.

Так все-таки ККТ (контрольно-кассовая техника) – это наказание или преимущество?

Сейчас уже трудно представить, но изначально кассовые аппараты, ККМ и ККТ продвигал именно бизнес, а государство сопротивлялось.

Чиновники поначалу были категорически против таких непонятных нововведений, хотя постепенно и они сдались, согласившись сделать ККТ и ККМ обязательными для всех.

С этого времени работа на кассовом аппарате стала частью обыденности любой более-менее крупной торговой точки.

1) ККТ и ККМ – откуда они взялись на нашу голову?

Тут надо отметить, что первые механические аналоги кассовых аппаратов и ККТ в целом появились в далеком 1875 году. Более того, есть точная дата «рождения» первого кассового аппарата – 13 июля 1875 года, Массачусетс, США.

В роли папы Карло, «выстрогавшего» механического первенца, выступил Дэвид Браун – «отец» всех современных ККТ. Впервые он применил свое изобретение в 1879 году в главном универмаге Нью-Йорка.

ККТ – это была целая система, где работа на кассовом аппарате породила новый класс или, скорее, новую профессию – кассира.
Там они не только рассчитывали покупателей, но и отправляли товары на специальных подвесных ящиках.

Каждый кассир сидел как паук в центре «паутины» – это были канаты, по которым эти подвесные ящики перемещались в рамках общей гигантской ККТ. Кассовый аппарат был главной, но всего лишь частью общей системы ККТ.

Согласитесь, после такого описания труда тех кассиров как-то нехорошо жаловаться на работу с современными автоматическими системами.

Работа на кассовом аппарате позволила установить жесткий контроль над кассирами, способствовала оптимизации всех процессов в магазине. Эти факторы привели к росту прибыльности универмага почти на треть.

Узнав о таком чудо-аппарате, приносящем прибыль и препятствующем воровству сотрудников, многие захотели заполучить и себе ККТ.

Впрочем, из-за дороговизны, поначалу только крупные торговые сети и только в США могли внедрить ККТ – как их тогда официально называли, контрольно-кассовые машины, ККМ (в России, кстати, почему-то принято название контрольно-кассовая техника – ККТ).

Однако всего через десятилетие работы на кассовых аппаратах, ККТ распространились по всему Старому Свету, охватив оба берега Атлантики. Уже не только крупный, но и более мелкий бизнес использовал кассиров с ККТ.

Работа на кассовом аппарате стала частью культурной традиции на Западе.

2) Работа на кассовом аппарате в ХХ веке

Внедрять ККТ и ККМ начали и в Российской империи, но уже только в ХХ веке перед самой Первой мировой войной, когда работа на кассовом аппарате была не очень актуальна (Революция, сами понимаете).

Настоящий кассовый бум случился только в период НЭПа, а затем в 30-е годы ХХ века, перед самой Второй мировой, когда по всему Советскому союзу успели построить 44 универмага.

Но война опять помешала внедрять ККТ… Впрочем, в СССР бизнеса не было, потому останавливаться на этом подробно не будем.

Однако на Западе бизнес был, и чувствовал себя вполне неплохо – ККТ там получили стремительное развитие.

Работа на кассовом аппарате с каждым десятилетием совершенствовалась – ККТ становились меньше в размерах и проще в использовании. С 70-х годов начался переход на электронные ККТ.

Сегодня в истории ККТ начался новый виток развития – переход на интернет-технологии. Отныне работа на кассовом аппарате осуществляется через интернет. Даже если вы как покупатель разницы не почувствуете, прогресс на месте не стоит.

Мировая реформа ККТ началась лет 10-15 назад в развитых странах, а в 2017 году докатилось-таки и до России, где, впрочем, встретило волну негодования у мелкого бизнеса.

3) Основные нюансы работы на кассовом аппарате в современной России

Откуда же негодование, если по всему миру подобные системы внедрял именно бизнес, а государство лишь оказывало поддержку? Неужели работа на кассовом аппарате оказалась для россиян неподъемной?

Чем российские предприниматели отличаются от западных?

  1. Во-первых – менталитетом.

    Так уж повелось, что постсоветские предприниматели склонны к ведению бизнеса не публично и даже нелегально.

    Если бы не жесткая позиция правительства, то добровольное внедрение ККТ в России так и не произошло.

    Это ведь, фактически, запустить государство в свой карман, чтобы оно могло точно узнать, какой объем выручки вы получили.

    Работа на кассовом аппарате равняется «увеличительному стеклу» — государство видит всю вашу подноготную и может обложить это налогом.

    Это одна причина негодования, которую, впрочем, особо никто не озвучивал, т. к. это сулило проблемы с фискалами.

  2. Вторая причина – государство переложило всю ответственность (в том числе финансовую) за отчетность, обслуживание и покупку ККТ на бизнес.

    Если для крупного и среднего предприятия это в порядке вещей, то для мелкого покупка недешевого ККТ и работа на кассовом аппарате, оплата его обслуживания и прочего могут стать очень заметной статьей расходов.

  3. Не стоит забывать, что внедрение новых ККТ в России совпало с обвалом рубля: ККТ ведь импортные (либо с импортными чипами), а значит и цены на них резко выросли.

    При этом доходы мелкого бизнеса сократились. Где брать деньги? Отсюда и негодование.

Однако раздосадованные предприниматели все равно вынуждены внедрять ККТ, тем более что и государство все-таки пошло на некоторые уступки и ввело возможность компенсаций для тех индивидуальных предпринимателей (ИП), кто работает на Едином налоге на вмененный доход (ЕНВД), потому народный гнев превратился в обычное брюзжание на кухне.

Как работать с кассовым аппаратом в России?

Как мы и говорили в преамбуле статьи, юридическим особенностям «кассовой реформы» в России посвятим отдельный раздел (там все, как всегда, не вполне однозначно, потому вызывает массу вопросов). А пока сосредоточимся на технической части.

Итак, современный ККТ должен выполнять несколько функций, среди которых самой главной является выдача чека по итогам товарно-денежной операции.

Отправка СМС с чеком покупателю или другие новомодные детали не меняют сути ККТ – оформление покупки и фиксирование денежного потока между магазином и покупателем (какие деньги и за какие товары были выплачены).

PS. С 2003 года то, как работать с кассовым аппаратом в России, регулировал закон ФЗ №54, который в 2016 году дополнили новыми нормами: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_42359.

Это ввело в оборот понятие онлайн-касс, суть которых сводится к тому, что теперь все кассы должны быть подключены к интернету и мгновенно пересылать актуальные данные в специальные центры сбора фискальной информации.

Ранее кассы могли работать офлайн (вне сети), а вся информация должна была фиксироваться на специальной контрольной ленте (по сути, внутренним чеком, для пользования самим магазином).

В новых моделях ККТ эту ленту заменяет специальный блок – так называемый фискальный накопитель, где вся информация, передаваемая через интернет, будет дублироваться.

Это нужно на случай перебоев с интернетом – касса отключается, если подключения нет в течение 30 дней.

Несмотря на некоторые нововведения по части интернета, принципы того, как работать с кассовым аппаратом, остаются теми же, что они были в законе ФЗ №54.

Как и тогда, законодательство предписывает иметь ККТ всем предпринимателям, работающим с наличкой или платежными картами (то есть фактически для всех).

Подробная инструкция по работе с кассовым аппаратом

Предприниматели старой закалки выступают категорически против ККТ, мотивируя это тем, что разобраться во всех этих кнопках без посторонней помощи невозможно.

Однако практика их применения с 2003 года показывает обратное – освоить ККТ не сложнее, чем современный мобильный телефон.

Скорее даже проще, т. к. набор операций в ККТ один и тот же. Как известно, одинаковый набор действий запоминается очень легко, формируя мышечную память – руки сами будут делать привычные движения.

Ранее мы писали, что ККТ импортные, потому дорожают, но это не совсем так.

Они могут быть и отечественного производства, однако комплектующие в них все равно зарубежные, так что скачки курса все равно влияют на стоимость ККТ.

Первая заповедь будущего кассира – прочитать инструкцию.

Только в наших широтах принято сначала собрать аппарат без инструкции, обнаружить «лишние» детали и только потом браться за изучение сопроводительной документации.

Во всем мире начинают с вложенной инструкции – начнем и мы с этого.

1. При запуске аппарата…

Перед первым запуском кассир обязан совершить несколько важных действий:

  1. Проверить целостность ККТ, всех его блоков.

    В ККТ нет неважных деталей, но все-таки максимум внимания нужно уделить целостности блока, где хранится наличность, а также фискального накопителя.

    Все системы ККТ должны работать, тогда работа на кассовом аппарате станет максимально автоматизированной.

  2. Затем надо проверить, обнулена ли касса (обнуление производится после каждого рабочего дня, когда из кассового аппарата изымается дневная выручка).
  3. Параллельно с этим нужно обратить внимание на время и дату в ККТ – правильно ли они настроены.
  4. Проверить все это нужно, распечатав на ККТ нулевой чек, а лучше два.

    Это не только поможет в точности сверить дату, но и даст возможность проверить, работает ли печатающий механизм, заправлена ли лента и т. д.

2. Включение кассового аппарата

Если всю работу с ККТ описать пошагово, то инструкция получится такой:

  1. Осмотреть ККТ визуально, нет ли повреждений, закрыты ли все блоки и т. д.
  2. Включить аппарат: у одних моделей ККТ кнопка на задней панели, а у других вместо нажатия кнопки надо повернуть ключ на передней (в положение «РЕГ»).

    Результатом этих действий должно стать включенное табло с четырьмя нулями.

  3. Авторизация ККТ – нужно подключиться к интернету.
    Также может быть внутренняя авторизация, если ККТ на предприятии несколько.

    Авторизация производится специальной картой кассира либо через ввод пароля и логина (чаще всего это служебный номер сотрудника).

  4. Проверка ККТ – специалисты рекомендуют перед началом рабочего дня проверить печать чеков и работу всех систем.

    Для этого печатается один или два пустых чека нажатием кнопки «Оплата» или «Наличные» с нулями на табло.

Все, ККТ включен и готов к работе. Этот алгоритм повторяется каждый раз при запуске аппарата.

3. Как обслуживать клиента при работе на кассовом аппарате?

После запуска кассового аппарата пора приниматься за обслуживание клиентов.

Этот процесс также можно показать в виде краткой инструкции:

  1. Если ККТ оснащен сенсором для считывания штрихкода, информация о товаре сразу попадет в компьютер кассового аппарата.

    Если нет, стоимость и код товара/категории надо ввести в ККТ вручную.

  2. Если товаров несколько, то в ККТ надо ввести все данные, как указано в пункте 1.
  3. Нажмите кнопку «Оплата» либо «Наличные», чтобы покупка была оформлена – это откроет блок ККТ, где хранятся наличные деньги.
  4. Положите туда оплату либо выплатите клиенту сдачу.
  5. Современные ККТ также сами считают сумму сдачи: кассир вводит в ККТ не только сумму покупки, но и сумму, полученную от покупателя, а ККТ сам определяет размер сдачи.

  6. Современные ККТ также подключены к банковскому терминалу для считывания платежных карт.

    В этом случае терминал может выдать один либо два чека (зависит от банка).

    Если два, один вы отдаете клиенту, а второй оставляете на предприятии для отчетности вместе с ККТ.

  7. Распечатать чек (производится автоматически) и передать его клиенту вместе с товаром.

Современный ККТ способен выполнять ряд дополнительных функций.

К примеру, кнопка «%» позволяет продавать товары со скидкой. При этом скидка определяется автоматически, что позволяет не ломать голову кассиру над изменением цены.

Надо всего лишь ввести исходную стоимость товара, а затем нажать на 5 (10 или 15 – это размер вашей скидки) и «%» — и все готово.

PS. Важно, что скидки можно настраивать не только для отдельных товаров, но и для целых групп – обувь, продукты, запчасти.

4. Замена ленты в работе с кассовым аппаратом

Лента, которая превращается вашим ККТ в чеки, регулярно заканчивается. Если торговля у вас идет бойкая, то такое может случаться по несколько раз в день.

Такая ситуация, справедливости ради стоит отметить, бывает редко – разве что в крупных торговых сетях с высоким трафиком.

Но даже если вы мелкий ИП, будьте уверены – лента в вашем ККТ рано или поздно закончится. Работа на кассовом аппарате предполагает, что вы умеете её менять.

Универсальная инструкция по замене ленты в кассовом аппарате (детальнее в инструкциях к конкретным моделям ККТ):

  1. Чтобы понять, что ваша лента на исходе, надо внимательно смотреть за чеками – в конце рулона наносится розовая линия.

    Если на последнем чеке такая линия была, значит, лету пора заменить.

  2. Распечатайте из блока новую ленту.
  3. Поднимите крышку ККТ в том месте, где лента выдается после покупки (чаще всего сбоку есть защелка, но на старых моделях она никак не фиксируется и просто поднимается вверх).
  4. Вытащите старую катушку с бумагой и вставьте на её место новую.
  5. Край вставленной ленты отделите от бобины и вставьте в фиксатор ККТ размоткой вниз.
  6. Потяните за край ленты, протянув её через бумагоприемник в печатающее устройство ККТ.
  7. Закройте и зафиксируйте крышку ККТ.
  8. Нажмите клавишу «Вверх» или «ЧЛ», чтобы немного перемотать ленту.

    Так она лучше зафиксируется в кассовом аппарате, а самый край ленты покажется из щели, выдающей чеки.

  9. Если из вашего кассового аппарата торчит лишняя бумага, то рекомендуется оборвать её, чтобы края чека были ровными.
  10. Старая лента не выбрасывается, а опечатывается и передается ответственному лицу, либо напрямую директору для отчетности по ККТ.

Несмотря на довольно длинное описание из 10 пунктов, все достаточно просто и прозаично: открыл крышку, вытащил старый рулон – вставил новый, закрыл крышку.

Работа на кассовом аппарате только на первый взгляд может показаться сложной – надо просто повторить эту процедуру пару-тройку раз, чтобы все дошло до уровня автоматизма.

Нюанс в том, что замену ленты практически нельзя сделать неправильно – аппарат сам вам об этом «сообщит»: либо крышка не закроется, либо бумага не вылезет откуда ей там надо, либо сенсор внутри аппарата будет показывать «нет бумаги».

Просто наблюдайте за своим аппаратом как за пластиковым питомцем, которого надо вовремя кормить. Что-то вроде давней игрушки «Тамагочи».

Как работать с кассовым аппаратом с точки зрения законодательства?

Как мы и анонсировали, самый непростой момент оставили «на закуску» — юридические нюансы применения ККТ в России.

Во-первых, ответим на вопрос – кто может работать за ККТ.

Затем опишем законодательные нововведения, а в конце подведем итог сметой: сколько стоит кассовый аппарат и во сколько обойдется его обслуживание после «осовременивания» законодательства.

Ответ №1. Кто имеет доступ к кассовому аппарату с точки зрения закона?

Чтобы получить доступ к кассовому аппарату, все сотрудники, кроме директора, должны заключить договор о полной материальной ответственности.

Это должно предотвратить кражи и прочие неблагоприятные моменты, которые могут возникнуть при работе с деньгами.

Такой договор для работы на кассовом аппарате, ясное дело, не нужен владельцу бизнеса – предпринимателю. Он уже является ответственным лицом с точки зрения Федеральной налоговой службы (ФНС).

Рекомендуется, хотя и не обязательно, чтобы все сотрудники прошли краткие курсы использования аппаратов у разработчика/продавца оборудования.

Важный момент – прежде чем открыть кассы в магазине, в начале рабочего дня, директор заведения или индивидуальный предприниматель обязаны запустить счетчик ККТ и открыть его привод.

Также нужно распечатать отчетный чек, на котором указаны общие суммы по кассе за последний день. Его показания важно сверить с контрольным журналом.

Далее информацию нужно сверить с данными операционного центра (осуществляется автоматически).

В этот журнал по итогам рабочего дня вносится вся отчетная информация. Директор также обязан принимать использованную ленту и другие расходные материалы.

Все отчеты и вообще всю документацию, связанную с ККТ, заверяет своей подписью директор или ИП – только после этого эти бумаги приобретают статус официального документа.

Помимо этого, законодательство предписывает, что директор/ИП обязан:

  • вести кассовую книгу;
  • оформлять новую ленту (вносит в журнал номер кассового аппарата, дату начала использования новой ленты, показания регистратора);
  • хранить запасные кассовые и красящие ленты;
  • выдавать ключи для привода сотрудникам;
  • хранить и выдавать под отчет разменную монету и мелкие купюры;
  • а самое главное – в конце дня получать кассу.

Кассир обязан принимать ККТ и обеспечивать его элементарные функции (обслуживание клиентов, замену лент и выдачу выручки в конце рабочего дня).

Как видим, наибольшая доля ответственности ложится на директора и ответственное лицо (начальник отдела), который будет заниматься приемом выручки и всеми операциями с деньгами и основными фондами предприятия.

Ответ №2. Нововведения в работе на кассовом аппарате за последние годы

Главное нововведение в законодательном поле России в отношении ККТ – это превращение их из разряда обычной контрольно-кассовой техники (установлено законом ФЗ № 54 от 2003 года) в категорию «онлайн-касс» (норма вводится законом ФЗ № 290 от 2016 года).

Делается это как в рамках «осовременивания» фискальной политики государства, перевода на современные интернет-технологии, так и для более жесткого контроля за бизнесом с целью повышения налоговых поступлений в казну.

Отныне вся информация будет поступать в фискальные органы мгновенно, по интернету, а значит и какие-либо манипуляции с выручкой делать гораздо сложнее.

Закон № 290 вступил в силу 15 июля 2016 года:https://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201607040160

Помимо перехода на современные технологии, он ввел еще одно новшество – понятие «оператора фискальных данных».

Это посредники между ФНС и самим предпринимателем, который получает и сохраняет всю фискальную информацию, исходящую от ИП.

Несмотря на то, что закон уже вступил в силу прошлым летом, государство составило «Дорожную карту» для бизнеса, которая дает время и возможность подготовиться к новым требованиям.

Так, законодатель подготовил такие этапы по внедрению инноваций в сфере ККТ:

Сроки Описание
1. С 15.07.2016 по 30.06.2017 Вводится добровольное применение онлайн-касс на территории России – онлайн-кассы и старые ККТ работают параллельно.
2. С 01.02.2017 Прекращается регистрация старых ККТ, но зарегистрированные ранее аппараты можно пока применять и дальше.
3. С 01.07.2017 Все предприятия, кроме ИП на ЕНВД, обязаны отказаться от старых ККТ и перейти на онлайн-кассы.
4. С 01.07.2018 С этого времени на онлайн-кассы должны перейти и те, кому ранее правительство дало отсрочку – ИП на ЕНВД и на патентах.

Как работать в новых условиях с кассовым аппаратом?

Если вы работаете уже давно и ККТ у вас уже есть, то нужно уточнить у производителя, можно ли вашу «родную» машинку модернизировать. Это может принести вам серьезную экономию.

Но тут важно спрашивать не только о технической стороне вопроса – о «железе», но и о «софте» — программном обеспечении.

Дело в том, что далеко не все производители могут предоставить подходящее программное обеспечение, одобренное ФНС.

Если же вы только запускаете бизнес и вам нужно такой ККТ приобрести, то сразу обращайте внимание на программное обеспечение («прошивку») и наличие таких элементов, как фискальный накопитель (на старых моделях была лента).

Тут надо быть внимательным, чтобы по незнанию не приобрести аппарат, который с 2018 года окажется непригодным к использованию.

PS. Регистрация нового/обновленного аппарата производится через сайт ФНС в личном кабинете ОФД. То есть просто через Интернет — https://www.nalog.ru/rn77/ip/interest/kkt

Чтобы войти в кабинет, начинающему предпринимателю понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Регистратор (ИП) становится ответственным за этот конкретный аппарат. Он может его использовать сам, либо делегировать это право посредством договора (мы об этом уже упоминали) ответственному сотруднику – кассиру.

Цена вопроса…

Вопрос модернизации ККТ под новые стандарты остается открытым – все зависит от производителя.

А вот что касается приобретения новой техники, то тут все более-менее ясно. При нынешнем курсе рубля, цена ККТ с функцией «онлайн-кассы» обойдется в сумму от 18 000 до 32 000 рублей.

Откуда такая большая разница? Все из-за объемов: чем большее количество клиентов в сутки должен обслуживать ККТ, тем он дороже.

К слову, каталог ККТ, адаптированных под новые требования, есть даже на сайте Федеральной налоговой службы. Там же указаны данные по цифровой безопасности ваших данных и прочая информация.

ФНС считает, что даже с учетом новых расходов, обновленная система ведет к экономии:

*Аргументы ФНС.

К этому стоит добавить расценки на услуги операторов фискальных данных, а это приблизительно 3 000 рублей в год (такая сумма полагается за каждую отдельную кассу).

Видя в магазине ряд подключенных, но необслуживаемых касс, можете прикинуть, сколько за них платит владелец. Да, это не самые крупные суммы, но все же заметные (особенно для начинающего предпринимателя).

Обязательно ли всем использовать кассовый аппарат в работе?

Кому можно обойтись без него – расскажет представитель консалтинговой компании:

Будут ли компенсации малому бизнесу за работу на кассовом аппарате?

Государство предусмотрело возможность налогового вычета (компенсации) этих расходов на ККТ.

Однако тут есть целый ряд «но»: право на вычет имеют только ИП, которые перешли на ЕНВД или используют патенты, но смогут они это сделать только в 2018 году (детальнее в разъяснениях Минфина – письмо № 03-01-15/17988).

По сути, система сделана так, чтобы вычеты смогли бы получить только опоздавшие – те, кто не смог сделать этого ранее.

Напомним, все предприятия, кроме этих ИП, должны перейти на онлайн-кассы в 2017 году.

ИП на ЕНВД и патентах должны перейти с 1 июля 2018 года. Старые ККТ перестают регистрировать с февраля 2017 года.

А налоговые вычеты могут получить только те ИП, кто зарегистрируют/перерегистрируют онлайн-кассы в 2018 году.

Получается, что до начала 2018 года либо не нужно заводить новый бизнес вообще, либо выплачивать все из своего кармана.

Тем же, кто работал по старым схемам, придется также перерегистрировать свои ККТ за свой счет в 2017 году, т. к. срок регистрации к началу 2018 года у большинства уже истечет.

Короче говоря, система придумана таким образом, чтобы компенсации могло получить как можно меньшее количество мелких предпринимателей.

Впрочем, система налоговых вычетов есть, а воспользоваться этой возможностью или нет – ваше право, а не обязанность. К тому же система вводилась не для повышения расходов бюджета, а для роста доходов (налоговых поступлений).

Вот, собственно, и все что надо знать о том, как работать с кассовым аппаратом в России после нововведений 2016 года.

Вроде бы не так много изменений. Но для тех, кто уже имеет свой бизнес, мороки может быть много, как и расходов.

Впрочем, не так все страшно – сроки кажутся реальными. К тому же, если малый бизнес смирился с самой идеей ККТ, то с переходом на онлайн тем более.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Кто может работать с ККТ?

Работать с кассовым аппаратом могут только те люди, которые заключили с владельцем бизнеса договор о полной материальной ответственности (либо сам предприниматель). Также они должны научиться правильно эксплуатировать кассовый аппарат хотя бы на минимальном уровне (выбивать чеки, обнулять аппарат). Пройти обучение можно в центре техобслуживания ККТ.

Обратите внимание: перед началом работы кассы ИП или директор магазина вместе с кассиром должен открыть привод и счетчик ККТ, выбить отчетный чек и проверить совпадение сумм за последний день с контрольным журналом операциониста.

В обязанности директора также входит:

  • внесение точных показаний аппарата в кассовую книгу, заверение результатов своей подписью;
  • оформление начала новой контрольной ленты (на ней указывают номер кассового аппарата, дату начала ее использования и показания контрольного регистра);
  • выдача ключей от привода и самого аппарата ответственному лицу;
  • выдача кассиру мелких купюр и монет для сдачи;
  • обеспечение сотрудников, работающих с аппаратом, кассовыми и красящими лентами.

Как работать с ККТ

Давайте разберем, как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия. Первым делом включите аппарат. Некоторые устройства включаются кнопкой на задней панели, некоторые поворотом ключа в положение РЕГ. На табло должны высветиться нули: это означает, что все работает нормально. Дальнейший алгоритм работы выглядит так:

  1. Авторизация. Некоторые ККТ начинают работать только после того, как сотрудник будет авторизован. Для этого вам понадобится ввести свой служебный номер и пароль либо использовать специальную карту.
  2. Продажа осуществляется путем ввода нужной суммы. Введите правильную стоимость товара, используя цифровые клавиши. Затем нажмите кнопку классификации товара (обычно они разделены на группы, к примеру: одежда, обувь, продукты питания). Некоторые кассовые аппараты могут считывать штрих-код продукции, автоматически выбивая нужную сумму. Затем нажмите кнопку “Оплата” или “Наличные” и покупка проведется.
  3. Если у вас действуют какие-то скидки к полной цене, то их можно выбить прямо на аппарате. Введите его полную цену, затем выберите категорию товара, введите размер скидки и нажмите кнопку “%” (например, 15%).
  4. Если вам необходимо ввести несколько разных предметов в один чек, то набирайте их цену и нажимайте клавишу категории. Повторяйте данный процесс, пока не введете все товары, после чего нажимайте “Оплата”.
  5. Нулевой чек выбивается просто при нажатии на кнопку “Оплата” или “Наличные”.

Это простейшие правила пользования кассовым аппаратом. Более детально о сложных операциях вы можете узнать из инструкции к вашему устройству.

Замена ленты

Давайте рассмотрим как вставить ленту в кассовый аппарат — это приходится проделывать достаточно часто, поэтому необходимо довести данный процесс до автоматизма.

Вставить ленту несложно: потренируйтесь пару раз и научитесь

Индикатором заканчивающейся ленты является розовый маркер, который наносится в конце рулона. Если он появился, то подготовьте новую ленту. Порядок смены одинаков практически для всех устройств:

  1. Поднимите крышку, из-под которой выходит лента. Обычно она поднимается просто вверх, хотя на некоторых моделях есть защелки.
  2. Выньте старую бобину от закончившейся ленты.
  3. Отсоедините край новой ленты от рулона.
  4. Уложите ее в приемник размоткой вниз.
  5. Проведите ленту через фиксирующий вал и печатающее устройство.
  6. Закройте крышку и при помощи клавиши “ЧЛ” или “Вверх” промотайте ленту. Ее край выйдет из щели.
  7. Оборвите лишнюю бумагу и продолжайте работать.
  8. Старая лента опечатывается, подписывается и передается директору.

В замене ленты нет ничего сложного — осуществив операцию пару раз, вы научитесь делать это быстро и качественно.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *